Sivustosta riippuen WordPress saattaa lähettää yllättävänkin paljon sähköpostia. Nämä voivat olla esimerkiksi uutiskirjeitä, yhteydenottopyyntöjä erilaisilta lomakkeilta, verkkokaupan tilausvahvistuksia tai salasanojen resetointipyyntöjä. Tämänkaltainen viestintä on verkkosivustojen perustoiminnallisuuta ja siksi on ensiarvoisen tärkeää varmistaa, että viestit varmasti menevät turvallisesti perille asti.
WordPress-sähköpostiasetukset valmiina
Seravolla WordPressin sähköpostitoiminnot on valmiiksi sisäänrakennettu parhaiden käytäntöjen mukaisesti, joten erillistä sähköpostilisäosaa ei tarvita. Järjestelmä pitää huolen siitä, että kaikki WordPressistä lähetetyt viestit toimitetaan perille asti.
Lähetystapa: WordPress käyttää automaattisesti PHP
mail()-funktiota.
Välityspalvelu: Kaikki uloslähtevä posti kulkee SendGrid-palvelun kautta.
Valvonta: Valvomme viestien määriä ja sitä, että viestit lähtevät palvelimelta onnistuneesti SendGridille. Emme kuitenkaan valvo erikseen yksittäisten viestien perillemenoa SendGridistä eteenpäin vastaanottajalle.
Myös julkaisematon, vielä kehitysosoitetta käyttävä sivusto voi lähettää sähköpostia. Tällöin viestien lähettäjänä näkyy väliaikaisesti [email protected]. Lähetysosoite muuttuu käyttämään sivuston oikeaa osoitetta julkaisun jälkeen.
SendGrid
Kaikki sähköposti lähetetään omaa erityistä palvelua käyttäen. Seravo käyttää tällä hetkellä tähän tarkoitukseen SendGridiä. Seravo myös valvoo lähtevän sähköpostin määrää sekä pystyy havaitsemaan sähköpostin lähettämiseen liittyvät vakavimmat ongelmat.
Mikäli verkkotunnus eli domain siirretään Seravon hallintaan, lisäämme nimipalveluihin SendGridin tarvitsemat SPF- ja DKIM-tietueet. Jos verkkotunnuksia halutaan hallinnoida itse, kannattaa tutustua ohjeisiimme tarvittavista nimipalvelinasetuksista.
Kun julkaiset sivuston Seravolla, kehotamme ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme ja pyytämään lähettävän osoitteen vahvistamista SendGridissä. Näin viestien perillemeno varmistuu entisestään.
Verkkotunnuksen asetukset (SPF, DKIM ja DMARC)
Jotta vastaanottavat palvelimet (kuten Gmail tai Outlook) luottavat viesteihisi, verkkotunnuksen DNS-tiedoissa on oltava oikeat tietueet: SPF, DKIM ja DMARC.
Jos Seravo ylläpitää nimipalveluasi: Lisäämme tarvittavat tietueet automaattisesti. Voit muokata tietueita myös itse Seravo Pluginin avulla.
Jos hallinnoit nimipalvelua itse: Sinun on lisättävä tarvittavat tietueet käsin noudattaen ohjeitamme SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueista.
Rajoitukset ja suositukset
Seravon sähköpostipalvelu on tarkoitettu ensisijaisesti järjestelmäviestien (kuten tilausvahvistukset tai lomakeviestit) lähettämiseen.
Massapostitus: Palvelua ei ole tarkoitettu uutiskirjeiden tai suurten viestimäärien lähettämiseen. Suosittelemme tähän erillistä uutiskirjepalvelua tai omaa SMTP-palvelua/-lisäosaa. Palvelupaketteihin sisältyy rajat sähköpostiliikenteen määrälle.
Liitetiedostot: Sähköpostin liitteiden maksimikoko on suhteellisen pieni. Mikäli haluat jakaa suuria tiedostoja, suosittelemme lisäämään viestiin latauslinkin tiedostoon sähköpostiliitteen sijaan.
Lomakkeiden suojaus: Estääksesi sivustosi joutumisen roskapostittajien työkaluksi, suosittelemme suojaamaan kaikki lomakkeet CAPTCHA-palvelulla. Katso ohjeemme Captchan käyttöön.
Sähköpostiongelmien tutkiminen
Sähköpostin perillemenoon vaikuttavat monet asiat: vastaanottajan laatikon täyttyminen, vanhentuneet osoitteet tai vastaanottavan pään roskapostisuodattimet.
Tarkista lokitiedostot
Ensimmäinen askel on selvittää, onko viesti lähtenyt sivustolta. Tarkista lokitiedostot hakemistosta /data/log/:
php-mail.log: Näyttää, onko WordPressin PHP-koodi kutsunut lähetystoimintoa.
mail.log: Näyttää, onko palvelin välittänyt viestin eteenpäin SendGridille.
SpamAssassin ja viestien suodatus
Sivuston ja SendGridin välissä on SpamAssassin-suodatin. Joskus täysin asiallinen viesti voi jäädä tähän suodattimeen, jos se sisältää epäilyttävää sisältöä. Mikäli lokien mukaan viesti on lähtenyt, mutta se ei saavu perille, ota yhteys asiakaspalveluumme, niin voimme tutkia tilannetta tarkemmin.
Testaa lähetystä komentorivillä
Voit testata sähköpostin kulkua Seravon omalla wp-mail-test -työkalulla:
wp-mail-test [email protected]
Suosittelemme lisäksi Mail-tester.com -palvelua viestin sisällön tekniseen analysointiin.
Ongelmat Microsoft 365 -palvelussa
Jos viestit lähtevät Seravolta oikein (status 250 lokissa), mutta eivät näy M365-postilaatikossa, ongelma voi olla vastaanottavassa päässä.
Sallitut IP-osoitteet: Pyydä M365-järjestelmänvalvojaa sallimaan (whitelist) Seravon käyttämät SendGrid-lähetysosoitteet: 168.245.98.128 ja 168.245.18.183.
Roskapostin hallinta: Järjestelmänvalvoja voi muokata suodattimia tai lähettää viestin Microsoftille analysoitavaksi. Mikäli käytössä on ulkoinen SMTP-palvelu, voidaan kyseisen palvelun IP-osoitteet tarvittaessa poistaa M365:n roskapostilistoilta Microsoftin lomakkeen avulla.